Kvinno- och tjejjouren i Umeå som juridisk person ansvarar för behandlingen av personuppgifter inom verksamheten. Kvinno- och tjejjouren i Umeå kan nås via mejl på mail@kvinnojoureniumea.se och telefon på 090-77 99 00.

Kvinno-och tjejjouren i Umeå sparar viss information om stödsökande kvinnor med ditt samtycke. Den information som sparas är det förnamn du anger, eventuellt efternamn och telefonnummer. Anledningen till att vi sparar telefonnumret är att vi ska ha möjlighet att nå dig vid behov. Ibland sparar vi även personnummer/samordningsnummer med ditt samtycke om vi har kommit överens om att stötta dig i kontakt med myndigheter eller liknande.
 
Om du går på samtal hos oss eller bor i vårt skyddade boende kan vi också komma att föra minnesanteckningar om det du berättar för oss.
Vi sparar inte mer än vad som är nödvändigt och vi delar inte dessa uppgifter med någon annan.
Syftet med att spara dessa uppgifter är att komma ihåg vad vi pratat om, om vi har kommit överens om något eller om det finns något du vill att vi hjälper dig med tills nästa gång vi ses eller hörs. När det gäller kvinnor och barn som är placerade i vårt skyddade boende av socialtjänsten för vi journal enligt socialtjänstlagen, se nedan. Syftet med att vi sparar vissa uppgifter är också att vi vill kunna föra statistik över hur många som söker stöd hos oss varje år.

Alla som söker stöd hos oss har rätt att vara anonyma. I kontakt med oss behöver du inte uppge namn, adress, personnummer/samordningsnummer eller några andra uppgifter om dig själv.
Om du engagerar dig ideellt i vår förening sparar vi vissa uppgifter om dig med ditt samtycke. Dessa uppgifter är förnamn, eventuellt efternamn och mailadress. Syftet med det är att du ska kunna ta emot information om vad som händer i föreningen, att du och din jourgrupp ska kunna kontakta varandra samt att vi vill kunna föra statistik över hur många som är  ideellt engagerade i vår förening. Vi delar aldrig dina uppgifter med någon annan. Som ideellt engagerad i vår förening har du alltid möjlighet att vara anonym. Vi kommer då överens om ett sätt för föreningen att hålla kontakten med dig på ett sätt som känns bra.

Alla som anmäler ett brott ska bli tillfrågade av polisen om de önskar brottsofferstöd. Kvinnor* som varit utsatta för våld, hot eller trakasserier får frågan om de önskar brottsofferstöd av vår verksamhet. Om svaret är ja mottar vi uppgifter från polisen om att du vill bli kontaktad av oss. Polisen skickar uppgifterna via mail, som vanligtvis är förnamn, efternamn och telefonnummer. Vi sparar uppgifterna tills vi kommit i kontakt med dig, dock högst en månad. Om vi inte får kontakt inom en månad, eller om du inte vill ha kontakt med oss, förstörs uppgifterna.

Om du tar kontakt med oss via mail behandlas de uppgifter du delar med oss, så som mailadress, namn eller andra personuppgifter, på samma sätt som i vår övriga verksamhet. Det innebär att vi inte sparar mer än nödvändigt, vi delar aldrig uppgifterna med tredje part och uppgifterna gallras efter avslutat verksamhetsår. Endast anställda har tillgång till inkorgen för mail@kvinnojoureniumea.se. Övriga mailadresser till respektive grupp har enbart den berörda gruppen tillgång till och samtliga medlemmar har avlagt tystnadslöfte samt har utbildning i säkerhet och förhållningssätt enligt GDPR.
Om du skriver till oss via kontaktformuläret på hemsidan kommer meddelandet till inkorgen för mail@kvinnojoureniumea.se och behandlas på samma sätt som ett inkommet mail.

Vi har ett register för föreningens medlemmar i form av den blankett du skriver under och försäkrar att du kommer följa föreningens bestämmelser om tystnadslöfte samt en samtyckesblankett att dina uppgifter får sparas enligt GDPR. I blanketten för tystnadslöfte och samtyckesblanketten framgår för- och efternamn. Vidare har vi en maillista och en facebookgrupp för medlemmar där det är frivilligt som medlem att vara med för att utbyta information med föreningen. Som ideellt engagerad medlem/jourkvinna har du rätt att vara anonym, läs mer under rubriken ”rätten att vara anonym”.
För anställda jourkvinnor sparas, utöver ovan angivna uppgifter, även personnummer, telefonnummer och postadress då detta anses vara nödvändiga uppgifter enligt GDPR. Löneutbetalningar, arbetsgivarintyg samt uppgifter om tjänstledighet sparas också. I syfte att kunna kontakta den anställdes anhöriga vid behov sparas även anhöriglistor med förnamn och telefonnummer. Dessa listor raderas i samband med att en anställning avslutas.

Personuppgifter ska raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs. Kvinno- och tjejjouren i Umeå gallrar enligt rutin personuppgifter våren efter avslutat verksamhetsår. När det gäller de kvinnor som är placerade i vårt skyddade boende enligt socialtjänstlagen (2001:453) kap 12 § 1 gallras handlingarna fem år efter att den sista anteckningen i akten gjordes.
 
Kvinno- och tjejjouren i Umeå säljer inte dina personuppgifter till tredje part, men kan komma att dela dina personuppgifter med personuppgiftsbiträden hos företaget Rätt Spår som tillhandahåller vårt dokumentationsprogram. Dessa biträden behandlar då personuppgifterna å våra vägnar, och det finns personuppgiftsbiträdesavtal på plats för att säkerställa en laglig behandling av dina uppgifter. Vid biståndsbeslut från socialtjänst dokumenterar vi i journalprogrammet Rätt Spår. Vi använder oss också av en elektronisk kalender där vi endast antecknar förnamn på de vi möter. Syftet med att lagra dessa uppgifter är att kunna planera vår verksamhet, samt för att kunna dokumentera den verksamhet vi bedriver.
Kvinnojouren kan vid särskilda tillfällen komma att dela dina personuppgifter med myndigheter om sådan behandling är nödvändig för att söka om anslag eller fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Kvinno- och tjejjouren i Umeå. Dessa kommer då att vara avidentifierade i så hög utsträckning som det är möjligt. Myndigheten i fråga är då personuppgiftsansvarig och ansvarar för myndighetens behandling av dina personuppgifter.

Vi sparar i enlighet med bokföringslagen räkenskapsinformation i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om bokföringen innehåller personuppgifter som inte behöver sparas, raderar vi dessa när vi gallrar personuppgifter.

Integritetsskyddsmyndigheten